Hoe voorkom je fouten in je magazijn?
Je kent het vast wel, een klant besteld een specifiek product dat net niet op voorraad en terwijl hij of zij dit morgen nodig heeft. Niet alleen vervelend voor de klant, maar ook voor jou als webwinkelier. Naast dat het veel energie kost kan het je namelijk ook nog een klant of zelfs een slechte review kosten.
Naast deze vervelende fouten zijn er nog allerlei andere fouten die je wilt voorkomen. Voor jouw klant, voor jouw als webwinkelier en ook voor je personeel.
Werk met een Warehouse Management Sytem (WMS)
Wanneer je meer dan 10 pakketten per dag verzend kan het lastig zijn om overzicht te behouden. Een Warehouse Management System, ook wel WMS genoemd, kan hierbij helpen. Dit is een software applicatie welke overzicht in je producten, voorraad en de locatie waar deze producten liggen. Aan dit systeem koppel je vervolgens je vervoerder en je webshop of marketplaces waarop je verkoopt. Komt er een bestelling binnen? Dan zie je eenvoudig wat en hoeveel er besteld is. Vervolgens kan je de producten picken en creëer je binnen de applicatie je verzendlabel. Door op deze manier je bestellingen een voor een af te handelen heb je minder kans op fouten. Doordat het verkoopkanaal de bestelling inlaad zal je geen tikfouten meer hebben in het adres en zal de adressering dus vrijwel altijd juist zijn.
Voorzie elk product van een barcode
Je herkent het vast wel, je klant ontvangt net het verkeerde product omdat 2 producten nagenoeg op elkaar lijken. Super vervelend wat dit kan resulteren in, slechte beoordelingen, retourzendingen, etc. Daarnaast zal je ook nog een voorraad verschil gaan krijgen wat resulteert in verkeerde management data.
Gelukkig is dit probleem relatief makkelijk is op te lossen. Plak op elk product een barcode (als dit nog niet het geval is) barcode kan een SKU, BSKU of GTIN EAN zijn. Stel vervolgens in je WMS in dat voordat er een verzendlabels genereerd kan en mag worden, het product gescant moet worden. Zo krijg jij, of je inpakker altijd een bevestiging dat het juiste product of artikel is gepickt.
Barcode’s kun je gemakkelijk printen via een Dymo 4XL op een willekeurige Dymo label. Boxstuff heeft zelf gekleurde labels waarmee je de label in de achtergrond van het artikel kunt laten opgaan.
Is je webshop nog in de groeiende fase en is een WMS nog iets te hoog gegrepen? Ook dan kan je een verkoopkanaal ook vaak koppelen aan de verzendsoftware van je vervoerder of tussenpartij. Hiermee zal je een stukje voorraadbeheer missen, maar zal je geen fouten meer kunnen maken tijdens het overtypen van de adressering.
Houdt het magazijn netjes en overzichtelijk
Misschien een open deur, maar veel fouten die worden gemaakt hebben als oorzaak dat het magazijn niet netjes en overzichtelijk is.
Zorg dat je de inbound en outbound processen goed van elkaar scheid. Scheid de producessen, wanneer dit mogelijk is, het liefst ook nog in tijd. Verwerk de inbound in de ochtend en zorg dat de outbound zendingen in de middag / avond plaats vinden.
Werk je met verschillende vervoerders? Zorg ook bij dit dat de pallets of rolcontainers een vaste plaatst heeft die goed van elkaar te scheiden is met het liefst zoveel mogelijk ruimte hiertussen. Een aanduiding doormiddel van een bordje is het minimale.
Zorg dat aan het einde van de dag het magazijn weer netjes en overzichtelijk erbij staat. Inpaktafels schoon en aangevuld met verpakkingen, verzendlabels en tape. Geen dozen naast de stellingen en in de paden.
Wijk niet van de gestelde procedures af
Zorg dat jij en je personeel alles doen volgende de opgestelde procedures en werkprocessen. Buiten de processen om gaat namelijk het meeste fout. Verstuur geen producten buiten je systeem of procedure om.